Gestão de tempo: Como organizar a rotina de sua equipe?
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Gestão de tempo: Como organizar a rotina de sua equipe?

Gestão de tempo: Como organizar a rotina de sua equipe?

Gestão de tempo: Como organizar a rotina de sua equipe?

Você têm percebido a falta de produtividade de sua equipe? Muitos gerentes chegam na sexta-feira para acompanhar as atividades de todos e terminar a semana satisfeito, mas percebe muitas tarefas sem finalizações, mal concluídas, funcionários reclamando de falta de tempo e até mesmo acúmulo de funções. Você se pergunta o que está havendo de errado, pensa na possibilidade de aumentar seu quadro de funcionários, e até mesmo em substituir aqueles que não dão conta do recado, mas essa nem sempre é a solução. Gerenciar o tempo de seus funcionários poderá tornar seu projeto mais satisfatório quando todos conseguem ter uma rotina organizada e tempo estimado para pensar na melhoria da iniciativa.

Estabeleça metas para sua equipe

“Planejar consiste em simular o futuro desejado e estabelecer previamente os cursos de ação necessários e os meios adequados para atingir os objetivos.”

Como organizar a rotina de sua equipe?

Como organizar a rotina de sua equipe?

O planejamento de metas para a equipe é fundamental no processo de organização da rotina e gerenciamento do tempo. Nesse momento, todos irão olhar para o futuro, visualizar o exercício de suas funções no auge da perfeição, e traçar pequenos caminhos para chegar até lá. Sem criar percursos impossíveis, é claro. O gerente do projeto poderá ajudá-los nesse processo, sugerir novas ideias, e deliberar os novos objetivos.

Reveja as funções de sua equipe

Não podemos deixar de lado a possibilidade de existir um amontoado de funções sobrecarregando as pessoas. Muitos gerentes não são capazes de discernir o tempo e a capacidade de exercer as atividades, esse é o momento de observar todos os funcionários que realizaram as competências, ouvir a opinião do empregado, ou até mesmo contratar especialistas para lhe ajudar a desenvolver, gerenciar o tempo e definir os quadros de funções e distribuição das tarefas.

Crie novos hábitos

Sente com sua equipe para conhecer a rotina de cada um. Conheça seus hábitos e questione os costumes que os atrapalham durante o exercício de suas funções. Selecione todos aqueles hábitos que contribuem com a qualidade e desempenho das atividades, faça-os pensar o que poderia melhorar, o que poderia continuar, e principalmente, o que poderia ser interrompido.

Muitos costumes são realizados de forma rotineira, e simples ações podem quebrar esses vícios, como a limpeza. Você já sentiu ter um novo começo ao mudar-se para uma casa, instituição de ensino, empresa, cidade e até mesmo país? Sabemos que não será possível realizar esse tipo de transição com sua equipe (pois você os perderia), mas uma simples mudança do local de trabalho já fará a diferença; trocar as posições e mesas, fazer uma limpeza nas gavetas, e até mesmo nos e-mails, tornará possível o rompimento de hábitos ruins. Logo, todos serão capazes de adotar novos hábitos, mas não tenha pressa, pense a longo prazo e compreenda a fase de adaptação de cada indivíduo.

Acompanhe as mudanças semanalmente, incentive sua equipe, e traga recompensas para estimular a fixação dos novos costumes, afinal de contas, se eles não estiverem dispostos a mudar, nada disso será possível.

Mantenha tudo em ordem.

A vida após o trabalho também tem impacto sobre o rendimento de sua equipe. Mantenha um relacionamento com o pessoal, lembre à todos das vantagens que estão tendo com sua nova rotina, e os incentive a estudar seu cotidiano em casa. Além de mostrar sua preocupação com o bem estar deles num todo, você o ajudará a se tornar mais organizado em seu projeto.

É possível que as falhas surjam mais que o esperado, que as adaptações sejam mais difíceis do que o previsto, então esteja pronto para isso. Especialistas em gestão de riscos podem te ajudar, mas também seja compreensivo e exerça aquilo que está solicitando a sua equipe, um recomeço. Tenha paciência, e comece do zero o treinamento do funcionário, mostrando a ele que é possível realizar o que desejam.

Há anseios na vida que não podem ser alcançados, como estar em dois lugares ao mesmo tempo, ou até mesmo realizar uma lista de tarefa maior do que a nossa capacidade de exercer, mas existem coisas que muitas coisas que deixamos de realizar por falta de gerenciamento do tempo, nos tornando limitados, diminuindo nossas capacidades, diminuindo uma lista sem necessidade e tornando impossível alcançar os nossos sonhos.

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